Recomendaciones para el correcto uso de una herramienta fundamental: nuestro correo electrónico

28 de febrero de 2012

En el mundo de los particulares, trabajadores, empresas y negocios el correo electrónico se ha constituido como una herramienta primordial de comunicación, ya sea para fines laborales, personales o el traspaso de archivos de diversa índole.

Sin embargo, para que el uso del mail sea efectivo- en términos de funcionalidad, traspaso de mensajes y optimización de tiempo- es importante tener en cuenta ciertos detalles. Toma nota:

  • Redacción y ortografía: antes de enviar un mail, revisa cuidadosamente los detalles ortográficos y de redacción. A veces el mal uso de un signo de puntuación puede cambiar por completo el sentido de una oración. Cuando se trate de mails con fines laborales, el escribir bien forma parte también de tu presentación personal y profesional.
  • Párrafos: trata siempre de que el conjunto de oraciones en un mail no formen párrafos de más de seis líneas. El monitor de nuestro computador es una fuente de luz, por lo que al presentarle “ladrillos” de texto al usuario le estamos dificultando su lectura.
  • Encabezado y despedida: es muy importante que la redacción de nuestro mail comience con el nombre de la persona al cual va dirigido. Si los receptores son varios puedes usar “estimados” para referirte a ellos. Trata de que la despedida sea siempre cordial. Puedes escribir: “Saludos afectuosos”, “Deseando que tenga un excelente día, se despide…”.
  • Destinatarios: revisa que el correo de él o los destinatarios esté bien escrito. Según tu criterio o contexto del mail asegúrate quienes van en el campo CC (copia) o CCO (copia oculta).
  • FeedBack: invita a que el destinatario interactúe con el mail que le envías. Si bien hay correos electrónicos de índole informativo que no requieren una mayor retroalimentación, en ciertos casos es importante asegurarnos de que la otra persona leyó nuestro mensaje.  Para ello puedes concluir tu mail con “agradeceré que me notifiques la recepción del presente correo”, o “estaré agradecido de tu pronta respuesta”.
  • Objetivo Final: la idea de comunicarnos a través de correos electrónicos es dejar una evidencia escrita de los datos que comunicamos. Se recomienda ser conciso, ocupar un vocabulario simple, usar correctamente los tiempos verbales y expresar cada idea de la forma más clara posible. Si la redacción del mail o argumentación del contenido de éste tomará mucho tiempo, el teléfono puede ser la segunda alternativa.

*IMAGEN: Freepik.es



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